Порядок проведения инвентаризации кассы регулируется законодательством о бухгалтерском учёте и ведомственными актами. Согласно ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, инвентаризация обязательна: она призвана сопоставить фактическое наличие активов (в т. ч. наличных денег и денежных документов в кассе) с данными бухгалтерского учёта. Выявленные расхождения нужно отразить в учёте в том отчётном периоде, на дату которого проводилась инвентаризация.

Плановая инвентаризация обычно проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Для кассы отдельное распоряжение не требуется — её включают в общую инвентаризацию имущества и обязательств.

Внеплановая (внезапная) инвентаризация требует специального приказа (распоряжения) руководителя с указанием причин проверки. В соответствии с ведомственными актами (например, приказом Минздрава России от 26.07.2023 № 386) внеплановые ревизии организуют, в частности, при:
- смене материально ответственных лиц;
- установлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи ценностей;
- реорганизации;
- стихийных бедствиях, пожарах, авариях и иных чрезвычайных ситуациях.

Подготовительные мероприятия включают:
- приостановку всех кассовых операций;
- получение комиссией последних кассовых документов (с отметкой «До проверки»);
- предоставление материально ответственными лицами письменных подтверждений: все первичные документы сданы, поступления оприходованы, списания оформлены правильно.

Проверочные мероприятия предусматривают:
- сверку фискальных данных (например, Z-отчётов) с суммой выручки в бухгалтерском учёте (для организаций с онлайн-кассами);
- проверку документации контрольно-кассовой техники;
- физический пересчёт наличности;
- инвентаризацию ценностей и денежных документов в кассе.

Оформление документов. Основные формы:
- Акт ИНВ-15 — основной документ инвентаризации кассы (составляется в двух экземплярах; при смене кассира — в трёх).
- Акт ИНВ-16 — составляется при проверке ценных бумаг (в двух экземплярах).
- Акт КМ-9 — заполняется для внезапных проверок совместно с актом ИНВ-15.

В акте инвентаризации указывают:
- наименование организации;
- основание проверки (вид и номер документа);
- дату инвентаризации;
- результаты подсчётов (количество денег и документов);
- наличие излишков или недостач;
- объяснения причин расхождений.

Отражение результатов в учёте. Выявленные расхождения следует зафиксировать в течение 3 рабочих дней; окончательные проводки — не позднее 10 дней после проверки. Типичные бухгалтерские записи:
- Дебет 50 Кредит 91-1 — выявлен излишек в кассе;
- Дебет 94 Кредит 50 — выявлена недостача в кассе;
- Дебет 73 Кредит 94 — недостача отнесена на виновных лиц;
- Дебет 91-2 Кредит 94 — недостача погашена за счёт прочих расходов организации.

Итоговый ответ

1. Плановая инвентаризация кассы проводится обычно перед годовой отчётностью; отдельное распоряжение не требуется (касса включается в общую инвентаризацию).
2. Внеплановая (внезапная) инвентаризация проводится на основании специального приказа руководителя с указанием причин (например, при смене кассира, фактах хищений, чрезвычайных ситуациях).
3. Порядок: приостановка кассовых операций? подготовка документов и подтверждений? проверка фискальных данных и документации ККТ? физический пересчёт наличных и ценностей.
4. Документы: акты ИНВ-15 (основной), ИНВ-16 (при проверке ценных бумаг), КМ-9 (для внезапных проверок). В акте фиксируются наименование организации, основание и дата проверки, результаты подсчётов, наличие излишков/недостач и их причины.
5. Проводки: излишек — Дебет 50 Кредит 91-1; недостача — Дебет 94 Кредит 50; отнесение на виновных — Дебет 73 Кредит 94; погашение за счёт расходов — Дебет 91-2 Кредит 94. Расхождения отражаются в учёте в течение 3 рабочих дней после проверки, окончательные проводки — не позднее 10 дней.

Ссылки

• ст. 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
• приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 26 июля 2023 г. № 386 «Об утверждении отдельных положений учётной политики Министерства здравоохранения Российской Федерации»;
• указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».