Для оформления зачёта взаимных требований между компаниями необходимо соблюсти условия, предусмотренные ст. 410 ГК РФ:

• требования должны быть встречными (кредитор по одному обязательству — должник по другому);
• требования должны быть однородными (например, денежные долги, поставка товаров одного вида и т.?д.);
• срок исполнения активного требования (по которому заявляет сторона) должен наступить (либо не быть указан или быть определён моментом востребования);
• допускается зачёт требований, возникших из разных оснований (п. 12 постановления Пленума ВС РФ № 6).

Зачёт — это односторонняя сделка: достаточно заявления одной стороны. Заявление должно быть доставлено контрагенту либо считаться доставленным по правилам ст. 165.1 ГК РФ.

Момент прекращения обязательств зачётом определяется не датой получения заявления, а датой, когда обязательства стали способными к зачёту, то есть когда наступили все условия (в т.?ч. срок исполнения). Если сроки исполнения по обоим обязательствам наступили ранее, то обязательства прекращаются зачётом с даты наступления срока исполнения последнего из них.

Зачёт возможен в судебном порядке: сторона может заявить о зачёте:
* во встречном иске (ст. 132 АПК РФ);
* в возражениях на иск. Суд исследует доводы о зачёте наравне с иными обстоятельствами дела.

Перед подачей заявления рекомендуется:
* проверить отсутствие прямого запрета на зачёт в законе или договоре (ст. 411 ГК РФ, п. 18 постановления Пленума ВС РФ № 6);
* убедиться, что срок исковой давности по активному требованию не истёк;
* документально подтвердить наличие и размер встречных требований (акты сверки, договоры, накладные, акты выполненных работ и т.?п.).

Итоговый ответ

Чтобы оформить зачёт взаимных требований между компаниями:
1. Убедитесь, что требования встречные, однородные, срок исполнения активного требования наступил (или не указан/определён моментом востребования), отсутствуют запреты на зачёт по закону или договору.
2. Составьте письменное заявление о зачёте, укажите в нём:
* реквизиты сторон;
* основания возникновения требований (договоры, акты и т.?д.);
* суммы и сроки исполнения требований;
* сумму зачёта;
* дату, с которой обязательства считаются прекращёнными.
3. Направьте заявление контрагенту способом, обеспечивающим подтверждение отправки и доставки (заказное письмо с уведомлением, электронная почта при наличии договорённости и т.?д.).
4. При наличии спора — заявите о зачёте в суде (во встречном иске или в возражениях на иск).

Обязательства прекращаются зачётом с момента, когда они стали способными к зачёту (обычно — с даты наступления срока исполнения последнего обязательства), а не с даты получения заявления.

Ссылки

• ст. 410 Гражданского кодекса Российской Федерации;
• ст. 411 Гражданского кодекса Российской Федерации;
• ст. 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации;
• ст. 132 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации;
• постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 11.06.2020 № 6 «О некоторых вопросах применения положений Гражданского кодекса Российской Федерации о прекращении обязательств»;
• информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 29.12.2001 № 65 «Обзор практики разрешения споров, связанных с прекращением обязательств зачётом встречных однородных требований».