Согласно ст. 188 ТК РФ, работник, использующий личный автомобиль в служебных целях с согласия или ведома работодателя, имеет право на:
* компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспортного средства;
* возмещение расходов, связанных с его использованием (например, на ГСМ).

Размер компенсации и порядок возмещения расходов должны быть закреплены в письменном соглашении сторон (например, в дополнительном соглашении к трудовому договору).

Если работа сотрудника имеет разъездной характер, работодатель также обязан возмещать ему расходы, связанные со служебными поездками, в порядке, установленном ст. 168.1 ТК РФ (коллективным договором, локальными актами или трудовым договором).

Для целей налогообложения НДФЛ компенсация за использование личного автомобиля не облагается налогом в пределах сумм, установленных соглашением сторон, при наличии подтверждающих документов (свидетельство о собственности на авто, путевые листы, чеки на ГСМ и т. п.).

Для учёта компенсации в расходах при налогообложении прибыли организации следует руководствоваться нормативами, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Важно: компенсация выплачивается только за использование имущества, принадлежащего работнику на праве собственности. Если автомобиль не является личной собственностью сотрудника, право на компенсацию, как правило, не возникает (если иное не предусмотрено локальными актами организации) [9].

Итоговый ответ

Работник, использующий личный автомобиль в служебных целях с согласия работодателя, имеет право на компенсацию за использование и износ транспортного средства, а также на возмещение связанных с этим расходов (например, на топливо).

Ключевые условия:
* использование автомобиля должно происходить с согласия или ведома работодателя и в его интересах;
* размер компенсации и порядок возмещения расходов должны быть зафиксированы в письменном соглашении (например, в допсоглашении к трудовому договору);
* для получения компенсации работник должен предоставить документы, подтверждающие право собственности на автомобиль и фактические расходы (путевые листы, чеки и т. п.).

Для работодателя:
* компенсация не облагается НДФЛ в пределах согласованных сумм при наличии подтверждающих документов;
* при налогообложении прибыли расходы на компенсацию учитываются в пределах нормативов, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Ссылки

• ст. 164 Трудового кодекса Российской Федерации;
• ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации;
• ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации;
• п. 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации;
• подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации;
• постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92;
• письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327;
• письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465.