Расчёт командировочных расходов осуществляется на основании ряда нормативных актов и включает несколько компонентов:

1. Суточные. Их размер ограничен законодательно:
2. 700 руб./день — по России;
3. 2 500 руб./день — за рубежом;

4. 8 480 руб./день — в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях.
   Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая выходные, праздники, дни в пути и вынужденной остановки.

5. Расходы на проезд. Возмещаются фактически произведённые и документально подтверждённые затраты на проезд к месту командировки и обратно, в т.?ч. сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, проезд в аэропорт/на вокзал, провоз багажа. При отсутствии проездных документов срок пребывания может подтверждаться документами по найму жилья или служебной запиской с приложением подтверждающих документов (путевой лист, чеки и т.?д.).

6. Расходы по найму жилого помещения. Возмещаются по фактическим затратам, подтверждённым документами (договор, кассовый чек, бланк строгой отчётности). При отсутствии документов — в пределах установленных норм (в отдельных случаях — 30 % от нормы суточных).

7. Иные расходы [23]:

8. оформление загранпаспорта, визы, других выездных документов;
9. консульские и аэродромные сборы;
10. сборы за право въезда или транзита транспорта;
11. оформление обязательной медстраховки (в т.?ч. ДМС для въезда в зарубежные страны);
12. иные обязательные платежи и сборы.

Перед командировкой работнику выдаётся аванс на оплату проезда, жилья и суточных. По возвращении в течение 3 рабочих дней он обязан представить авансовый отчёт с приложением подтверждающих документов: проездных билетов, чеков за проживание, квитанций об оплате иных расходов.

Расходы, не подтверждённые документами, либо не возмещаются, либо возмещаются в минимальном размере. При этом суточные не требуют подтверждения их использования.

Итоговый ответ

Командировочные расходы рассчитываются по следующим правилам:
* суточные выплачиваются в установленных законом размерах за каждый день командировки (700 руб. по РФ, 2 500 руб. за рубежом, 8 480 руб. в новых регионах);
* расходы на проезд возмещаются по фактически подтверждённым затратам;
* расходы на жильё — по документам, при их отсутствии — в ограниченном размере;
* иные расходы (визы, страховки, сборы и т.?п.) — при наличии подтверждающих документов.

Перед поездкой выдаётся аванс. После возвращения работник в течение 3 рабочих дней сдаёт авансовый отчёт с документами. Критично: наличие подтверждающих документов для всех расходов, кроме суточных.

Ссылки

• ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации;
• Закон от 29.11.2024 № 416-ФЗ;
• ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации;
• Разъяснение МНС РФ «О порядке налогообложения командировочных расходов»;
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки»;
• Решение Черемушкинского районного суда г. Москвы от 23.01.2023 по делу № 02-1315/2023;
• Решение Арбитражного суда Самарской области от 13.04.2023 по делу № А55-36301/2022;
• Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51;
• Приказ Комитета градостроительной политики Ленинградской области от 26.05.2020 № 30 «О порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам государственных учреждений, подведомственных Комитету градостроительной политики Ленинградской области».