Взаимодействие с самозанятыми гражданами становится всё более распространённым в бизнесе. Возникает вопрос: обязательно ли заключать с ними договор? Рассмотрим правовые особенности и практические рекомендации по этому вопросу.

1. Обязательность заключения договора: правовая природа

Российское гражданское законодательство базируется на принципе свободы договора. Это означает, что стороны не обязаны заключать договор, если сделка может быть исполнена немедленно при её совершении. Прямая обязанность заключать письменный договор с самозанятым отсутствует.

Федеральная налоговая служба (ФНС) разъясняет, что для сделок, исполняемых немедленно (например, разовая консультация или мелкий ремонт), письменная форма договора не требуется. Однако если отношения длятся во времени (например, регулярное оказание услуг), договор должен быть оформлен в простой письменной форме.

1. Практическая необходимость договора для целей налогообложения

Хотя закон не обязывает заключать договор с самозанятым, для заказчика наличие договора имеет важное значение:

Подтверждение характера отношений. Договор помогает доказать, что отношения являются гражданско-правовыми, а не трудовыми. Без договора налоговые органы и суды оценивают фактические обстоятельства, что увеличивает риск переквалификации отношений в трудовые.

Подтверждение расходов. Для учёта затрат в целях налогообложения заказчику нужны документы, подтверждающие расходы. Чек самозанятого является обязательным документом, но договор дополнительно фиксирует предмет и условия сделки.

Освобождение от страховых взносов и НДФЛ. При наличии чека самозанятого и отсутствии трудовых отношений организация освобождается от обязанностей налогового агента по НДФЛ и от начисления страховых взносов. Договор с указанием статуса исполнителя помогает подтвердить правомерность такого освобождения.

1. Форма договора

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей сделки с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, которые исполняются при самом их заключении. На практике рекомендуется заключать письменный договор даже для разовых услуг, чтобы избежать споров о факте и условиях сделки.

Договор может быть заключён путём обмена электронными документами.

1. Риски переквалификации в трудовые отношения

Основной риск при работе с самозанятыми — переквалификация гражданско-правового договора в трудовой, что запрещено законом.

ФНС и суды выделяют признаки подмены трудовых отношений:

выполнение работы по определённой трудовой функции, а не разового задания;
отсутствие конкретного объёма работ, важен процесс, а не результат;
систематический характер договоров (заключаются на длительный срок, продлеваются);
фиксированная ежемесячная оплата;
подчинение внутреннему трудовому распорядку и контроль со стороны заказчика;
обеспечение заказчиком условий труда (материалы, инструменты, рабочее место).

При выявлении таких признаков договор будет переквалифицирован в трудовой, и заказчику доначислят НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы.

1. Рекомендуемая структура договора с самозанятым

Чтобы избежать рисков, договор с самозанятым должен:

содержать указание на статус исполнителя как самозанятого, плательщика налога на профессиональный доход;
чётко определять предмет — конкретную услугу или работу с измеримым результатом;
не содержать условий о режиме работы и подчинении внутреннему распорядку;
предусматривать оплату за конкретный результат, а не за отработанное время;
исключать обязанность заказчика обеспечивать условия труда (материалы, инструменты).

1. Ситуации, когда договор обязателен

Письменный договор обязателен в следующих случаях:

если сделка не исполняется немедленно при заключении (длящиеся отношения);
если сумма сделки превышает 10 000 рублей для граждан между собой, а для сделок юридических лиц с гражданами — по общему правилу всегда;
если стороны договорились о письменной форме.

Для самозанятого договор также важен как доказательство согласования условий, объёма работ и цены в случае спора.

Итоговый ответ

Прямой обязанности заключать письменный договор с самозанятым нет, если сделка исполняется немедленно (например, разовые услуги), и в этом случае допустима устная форма. Однако на практике договор настоятельно рекомендуется заключать для:

1. Подтверждения гражданско-правового характера отношений и снижения риска переквалификации в трудовые;
2. Обоснования расходов для целей налогообложения (вместе с чеком самозанятого);
3. Подтверждения освобождения от обязанностей налогового агента по НДФЛ и страховых взносов;
4. Фиксации предмета, объёма, сроков и цены для избежания споров.

Для юридических лиц и ИП письменная форма договора с гражданином является общим правилом, за исключением сделок, исполняемых при самом их заключении. Договор с самозанятым не должен содержать признаков трудовых отношений, иначе он будет переквалифицирован в трудовой со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

Ссылки

Статья 421 Гражданского кодекса Российской Федерации
Пункт 1 статьи 161 Гражданского кодекса Российской Федерации
Пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса Российской Федерации
Пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации
Федеральный закон от 27.11.2018 N 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Налог на профессиональный доход"»
Письмо Федеральной налоговой службы от 10 декабря 2021 г. N СД-4-3/17284@
Письмо Федеральной налоговой службы от 20 февраля 2019 г. N СД-4-3/2899@
Письмо Федеральной налоговой службы от 12 августа 2021 г. N КВ-4-20/11364@
Письмо Федеральной налоговой службы от 27 декабря 2019 г. N БС-3-11/11131@
Письмо Минфина России от 14 сентября 2020 г. N 03-04-05/80357
Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 26 марта 2024 г. N Ф01-463/24 по делу N А29-2726/2023
Решение Арбитражного суда Тульской области от 1 октября 2024 г. по делу N А68-13427/2023