Для легализации документов для использования в другом государстве нужно учитывать следующее:

1. Орган, осуществляющий легализацию. Консульскую легализацию российских официальных документов осуществляют территориальные органы МИД России. Документы можно подать в представительства МИД в субъектах РФ (их перечень опубликован на официальном сайте МИД).
2. Форма документа. Легализация возможна только для бумажных оригиналов с подлинными подписями и печатями — электронные документы не принимаются.
3. Вид легализации. Есть два способа легализации: консульская легализация (для стран, не участвующих в Гаагской конвенции 1961 года) и апостилирование (для стран-участниц конвенции).
4. Результат легализации. После процедуры на документе ставится печать (штамп) либо к нему прикрепляется отдельная страница со штампом легализации.
5. Особенности для иностранных документов в РФ. Если документ составлен диппредставительством или консульством иностранного государства в России, его легализует МИД РФ и его территориальные органы.
6. Регламент процедуры. С 1 января 2025 года действует новый регламент МИД по легализации документов (утв. приказом МИД от 20.12.2024 № 26687), который уточняет порядок действий.

Итоговый ответ

Чтобы легализовать документы для другого государства:

1. Определите, какой способ легализации нужен: апостиль (для стран-участниц Гаагской конвенции 1961 года) или консульская легализация (для остальных стран).
2. Подготовьте бумажный оригинал документа с подлинными подписями и печатями (электронные версии не принимаются).
3. Обратитесь в территориальный орган МИД России или представительство МИД в субъекте РФ (список — на сайте МИД).
4. После процедуры на документе появится штамп легализации либо к нему будет прикреплена отдельная страница с таким штампом.

Если документ составлен иностранным диппредставительством/консульством в РФ, его также легализует МИД РФ или его территориальные органы.

Ссылки

• ст. 4 Федерального закона от 22 июня 2024 года № 145-ФЗ «О легализации российских и иностранных официальных документов и об истребовании личных документов»
• п. 4 ст. 4 Федерального закона от 22 июня 2024 года № 145-ФЗ
• ст. 5 Федерального закона от 22 июня 2024 года № 145-ФЗ
• п. 6 ст. 2 Федерального закона от 22 июня 2024 года № 145-ФЗ
• ст. 6 Федерального закона от 22 июня 2024 года № 145-ФЗ
• п. 4 ст. 5 Федерального закона от 22 июня 2024 года № 145-ФЗ
• приказ МИД России от 20 декабря 2024 года № 26687