Единая форма ЕФС-1 применяется для ведения индивидуального учета и отражения сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Особое внимание уделяется разделу 1, подразделу 1.3, который содержит детализированные данные о заработной плате и условиях труда работников государственных и муниципальных учреждений. В данной статье рассмотрим особенности заполнения этого подраздела.

1. Общая характеристика формы ЕФС-1 и подраздела 1.3

Форма ЕФС-1 действует с 1 января 2023 года и с 1 января 2024 года применяется в редакции, утвержденной Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Подраздел 1.3 раздела 1 предназначен исключительно для государственных и муниципальных учреждений и содержит сведения о заработной плате, условиях труда, квалификации, договорах и специальных условиях занятости работников этих учреждений.

1. Кто и когда обязан заполнять подраздел 1.3

Заполнение подраздела 1.3 возложено на страхователей — государственные и муниципальные учреждения, которые отражают сведения по своим работникам. Кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение) фиксируются в подразделе 1.1 не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Сведения о заработной плате и условиях труда представляются ежемесячно или ежеквартально в составе ЕФС-1 на основании данных за отчетный период. Нарушение сроков подачи сведений влечет административную ответственность и финансовые санкции.

1. Структура и ключевые реквизиты подраздела 1.3

Подраздел 1.3 содержит обязательные и факультативные блоки сведений, утвержденные Приказом СФР от 17.11.2025 № 1463. Основные элементы включают:

Период работы в отчетном месяце (обязателен).
Наименование структурного подразделения; для медицинских организаций дополнительно поле OID.
Коды должности и категории персонала согласно справочникам СФР.
Сведения о звании или отметка «НетЗваний», если звания отсутствуют.
Специальные условия занятости (СоУЗ) с кодами для медицинских организаций (ВМП, УОМП, ПС, ФМП, РМБ, РСМП, ФАП); для других отраслей — «0».
Вид и срок договора (основная работа, совместительство, срочный или бессрочный).
Квалификация: код профессиональной квалификационной группы, квалификационный уровень, класс условий труда по СОУТ, квалификационная категория.
Число штатных единиц.
Система оплаты труда и размер фиксированной части оплаты.
Норма и фактически отработанное время.
Сведения о специальных часах работы (сверхурочные, ночные, выходные и др.) с соответствующими кодами.

Для каждого сотрудника возможно указание нескольких периодов работы в отчетном месяце. Заполнение должно соответствовать утвержденным справочникам и классификаторам, включая обязательное указание кодов ОКФС, ОКОГУ и ОКПО организации.

1. Особенности заполнения для медицинских организаций

Медицинские организации обязаны заполнять поле OID и использовать специальные коды условий занятости, установленные в соответствии со статьей 32 Федерального закона № 323-ФЗ от 21.11.2011. Эти коды отражают вид и условия оказания медицинской помощи. Для немедицинских учреждений в поле СоУЗ проставляется значение «0».

1. Ошибки и порядок исправления

При выявлении ошибок СФР направляет уведомление страхователю в течение пяти рабочих дней. Исправление сведений подраздела 1.1 осуществляется путем подачи корректирующей формы с отметкой об отмене ошибочной записи и заполнением правильных данных. Для подраздела 1.3 применяется подача уточненных сведений за соответствующий отчетный период. Финансовые санкции не применяются, если ошибка устранена самостоятельно до уведомления или в течение пяти рабочих дней после получения уведомления от фонда.

1. Практические рекомендации

При заполнении подраздела 1.3 рекомендуется:

Вести учет сведений по каждому структурному подразделению.
Проверять корректность кодов должностей, категорий персонала и квалификационных уровней по справочникам СФР.
Контролировать соответствие класса условий труда данным специальной оценки условий труда (СОУТ).
Обеспечивать правильное и последовательное заполнение периодов работы и временных интервалов.
Соблюдать сроки подачи сведений и оперативно реагировать на уведомления об ошибках.

Итоговый ответ

Подраздел 1.3 раздела 1 формы ЕФС-1 предназначен для государственных и муниципальных учреждений и содержит подробные сведения о заработной плате, условиях труда, квалификации и договорах работников. При заполнении необходимо:

1. Указывать структурное подразделение, коды должности и категории персонала по справочникам СФР.
2. Заполнять блок квалификации с указанием профессиональной группы, квалификационного уровня, класса условий труда и категории по аттестации.
3. Отражать систему оплаты труда, размер фиксированной части оплаты, норму и фактически отработанное время.
4. Для медицинских организаций заполнять поле OID и коды специальных условий занятости.
5. Обязательно указывать коды ОКФС, ОКОГУ и ОКПО организации.
6. Соблюдать сроки подачи сведений и устранять ошибки в установленные сроки.

Ссылки

п. 2.1 ст. 6 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»
п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ
п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ
ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ
ч. 2 ст. 15.33.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
абз. 3 и 4 Приказа СФР от 17 ноября 2023 г. № 2281
Приказ СФР от 17 ноября 2025 г. № 1463 (форматы сведений для ЕФС-1)
п. 40, 41, 43 Инструкции Минтруда России от 03.04.2023 № 256н
Решения судов по делам, связанным с индивидуальным учетом и представлением сведений (Ленинский районный суд г. Кирова, Октябрьский районный суд г. Орска, Ленинский районный суд г. Перми)