ЕФС-1 — это единая форма, которая объединяет сведения для индивидуального (персонифицированного) учёта и данные о начисленных страховых взносах на травматизм. При приёме на работу необходимо заполнить подраздел 1.1 этой формы, который содержит сведения о трудовой деятельности нового сотрудника. В статье рассмотрим, как правильно заполнить ЕФС-1 при приёме на работу, сроки подачи и ответственность за нарушения.

1. Правовая природа ЕФС-1 и её место в системе отчётности

ЕФС-1 введена в 2023 году и заменила ранее используемые формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и другие отчётные документы. При приёме на работу заполняется именно подраздел 1.1 формы, который соответствует сведениям о трудовой (иной) деятельности. Эта форма служит для ведения индивидуального учёта и учёта страховых взносов.

1. Сроки подачи сведений при приёме на работу

Сведения в ЕФС-1 должны быть представлены не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (распоряжения) или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Это самый короткий срок среди всех кадровых мероприятий. Несоблюдение срока влечёт административную ответственность — штраф на должностных лиц по статье 15.33.2 КоАП РФ.

1. Структура и правила заполнения подраздела 1.1 ЕФС-1

Формат и структура ЕФС-1 утверждены Приказом Фонда пенсионного и социального страхования от 17 ноября 2025 г. № 1463, который действует с 30 декабря 2025 года. Электронный документ включает следующие блоки:

«Страхователь» — регистрационный номер, ИНН, КПП;
«ЗЛ» (застрахованное лицо) — СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения, статус, гражданство;
«СЗВ-ТД» — сведения о кадровом мероприятии.

При приёме на работу заполняются обязательные элементы:

Вид мероприятия — код «ПРИЕМ»;
Дата проведения мероприятия — дата приказа о приёме;
Должность — наименование согласно штатному расписанию и квалификационным справочникам;
Структурное подразделение — подразделение, куда принят сотрудник;
ЯвляетсяСовместителем — код, отражающий тип договора и совместительство;
КодВФ — код выполняемой функции (при наличии);
КодВФпоОКЗ — код занятия по Общероссийскому классификатору занятий (ОК 010-2014);
Основание — реквизиты приказа (наименование, номер, дата).

При заполнении необходимо соблюдать форматно-логические проверки: уникальность СНИЛС и UUID мероприятия, обязательность заполнения хотя бы одного раздела, соответствие ФИО и СНИЛС данным Пенсионного фонда, ограничения по символам для должности и подразделения.

1. Приоритет даты события над датой приказа

Если фактическое кадровое событие (например, допуск к работе) произошло в одном отчётном периоде, а приказ оформлен в другом, сведения отражаются по дате фактического события. Задержка с изданием приказа не освобождает от обязанности своевременно сообщить о приёме сотрудника.

1. Ответственность за нарушения при подаче ЕФС-1

За непредставление сведений или представление неполных, недостоверных данных предусмотрены финансовые санкции — 500 рублей за каждого застрахованного лица. Административный штраф для должностных лиц составляет от 300 до 500 рублей или предупреждение. Судебная практика различает непредставление сведений, неполноту и недостоверность информации.

Итоговый ответ

При приёме на работу в 2026 году необходимо:

1. Подать ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее рабочего дня после издания приказа о приёме.

2. Заполнить обязательные поля: СНИЛС, ФИО, дата рождения, статус застрахованного, вид мероприятия «ПРИЕМ», дату, должность, структурное подразделение, признак совместительства, код по ОКЗ и реквизиты приказа.

3. Использовать актуальный формат согласно Приказу Фонда ПФР от 17 ноября 2025 г. № 1463.

4. Отражать событие по дате фактического допуска, если приказ оформлен позже.

5. Помнить об ответственности: штрафы за нарушение сроков и недостоверность сведений.

Ссылки

п. 2.5 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»
ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ
ч. 1 ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации
ч. 2 ст. 15.33.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
Приказ Фонда пенсионного и социального страхования РФ от 17 ноября 2025 г. № 1463 «Об определении форматов сведений для единой формы ЕФС-1»
Решение Ленинского районного суда г. Перми от 15 декабря 2022 г. по делу № 12-2189/2022
Решение Арбитражного суда Иркутской области от 10 октября 2024 г. по делу № А19-18934/2024